| Документ | Закон | Срок хранения | Примечание |
| 1. | Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Все время существования компании | Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника. |
| 2. | Коллективный договор | ч.2 ст.190 ТК РФ | Все время существования компании | Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д. |
| 3. | Правило трудового распорядка | ч.4 ст.189 ТК РФ | Все время существования компании | Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ. |
| 4. | Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст.21 ТК РФ | Все время существования компании | При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная). |
| 5. | Положение об аттестации работников | ст.81 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения аттестации |
| 6. | Протокол заседания аттестационной комиссии | | 15 лет | Оформляется аттестационной комиссией |
| 7. | Положение о системе обучения | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Все время существования компании | В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов. |
| 8. | Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) | Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки. |
| 9. | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) | Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. | 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) | Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей. |
|
| 10. | Приказы по основной деятельности | ст.6 перечня Росархива от 20.12.2019 N 236 | Все время существования компании | Оформляются по распоряжению руководителя |
| 11. | Журнал регистрации входящих /исходящих документов | | Все время существования компании | Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу |
| 12. | Журнал регистрации командировочных удостоверений | | 5 лет | Регистрируются командировочные удостоверения |
| 13. | Книги учета приказов | перечень Росархива от 20.12.2019 N 236 | Время хранения приказа | Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д. |
| 14. | Должностные инструкции | | | Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками. |
| 15. | Штатное расписание (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 лет | При каждом изменении формируется новое штатное расписание. |
| 16. | График отпусков | ст.123 ТК РФ | 1 год | Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года. |
| 17. | Трудовой договор | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 лет | Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу. |
| 18. | Приказ о приеме на работу | ст.68 ТК РФ | 75 лет | Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу. |
| 19. | Трудовая книжка | ст.66 ТК РФ | 50 лет | Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука. |
|
| 20. | Личная карточка работника (ф.Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет | Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности |
| 21. | Анкета сотрудника | | 75 лет | Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников. |
| 22. | Личное дело | | 75 лет | Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение. |
| 23. | Приказ о переводе на другую работу | ст.72.1. ТК РФ | 75 лет | Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка. |
| 24. | Приказ об увольнении | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 лет | При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины |
| 25. | Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках | ст.6 перечня Росархива от 20.12.2019 N 236 | 5 лет | Оформляются по распоряжению руководителя |
| 26. | Табель учета рабочего времени | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 лет | Учитывается фактически отработанное время |
| 27. | Договор о материальной ответственности | | 5 лет | Заключается с материально ответственным лицом |
| 28. | График сменности | | 5 лет | В случае работы по сменам. |
| 29. | Список работников, работающих на вредном производстве | | 75 лет. | Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии) |
| 30. | Список работников, уходящих на льготную пенсию | | 50 лет | Для начисления льготной пенсии |
| 31 | Инструкция по технике безопасности | ст.212, 225 ТК РФ | Постоянно | |
