Разъездная работа, суточные, надбавка, положение, приказ
Компенсация, оформление и оплатаРазъездная работа - работа, изначально предусматривающая исполнение должностных обязанностей вне места расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер, разъездная работа связана с постоянными служебными поездками. Кому можно устанавливать? Например, курьер, водитель или экспедитор. ⭐ Письмо Минтруда от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047 Такую работу установите в трудовом договоре. Порядок и размеры компенсации расходов на служебные поездки закрепите в трудовом или коллективном договоре либо в ЛНА. Суточные можно платить в размере, предусмотренном ЛНА, закон их не нормирует. (Статьи 57, 168.1 ТК РФ). Компенсацию расходов на служебные поездки и суточные начисляйте проводкой Д 20 (26, 44) - К 73, включайте в расходы, НДФЛ и взносы не начисляйте. Письма Минфина от 27.04.2022 N 03-04-06/38439, от 30.12.2021 N 03-04-06/107896. Доплата к окладу не обязательна, но можете ее установить в трудовом договоре, коллективном договоре или ЛНА. Доплату учитывайте так же, как зарплату. Облагайте НДФЛ, взносами и включайте в расходы (статья 57 ТК РФ, статья 255 НК РФ, Письмо Минфина от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76). Состав расходовК расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:
✅ При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100). Документальное подтверждение расходовПодтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д. Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездные выезды, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов. Но только в пределах, установленными вышеназванными актами и при наличии документов, подтверждающих расходы. ⭐ Письмо Минтруда от 30.09.14 № 17-4/В-462. Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или разъездах, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:
Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными. Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:
Итак, что согласно позиции Роструда, перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъезды, должен быть прописан в коллективном договоре, соглашениях или иных локальных нормативных актах, а условие о разъездном характере — в трудовом договоре. Работа в разъездах и командировкаВозмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Расходы на такси в служебных целях. Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути. Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ. Статья 166. Понятие служебной командировки Статья 166. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, служебными командировками не признаются. В чем отличие служебных поездок от командировок? Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе. Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.
Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:
Обратите внимание: в данном случае органы государственной власти отстранены от регулирования выплаты компенсаций. Однако условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных, содержащихся в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре - они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ). Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы. 1. Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ. Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками, а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже. Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром» ПРИКАЗ № 9 о перечне должностей работников с разъездным характером работы г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2024 ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить перечень должностей работников с разъездной работой (либо которым может быть установлен такой характер работы): – курьер; – менеджер по продажам; – водитель. Генеральный директор Иванов А.В. Иванов Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъезды 1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ. 2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников. 3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке. 4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:
5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя. 9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации. 10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации. 11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55. ✅ В должностных инструкциях работников пропишите, что их работа имеет разъезды. 2. Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) !!!! Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении. Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и формаУнифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно. ✅ Форма маршрутного листа при разъездной работе.doc Word (51 Кб) Налогообложение и страховые взносы при разъездной работе, расходы в бухучете, ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ. Поэтому документально подтвержденные расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:
⭐ Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 14 апреля 2017 № 03-04-06/22286, от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182. Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641. Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально. Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае. Если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности имеет разъезды. А также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором. Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет поездки каждый день, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592). Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09. Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях. В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень таких должностей. У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах? Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек, подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны. Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией ⭐ Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87 Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. ⭐ Письмо Минфина России от 04.06.2008 г. № 03-03-06/1/344 В трудовом договоре сотрудника предусмотрены разъезды. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ
Бухучет разъездовСумму компенсации расходов сотруднику отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись: Дебет 26 (44, 08…) - Кредит 73 Выплату компенсации отразите так: Дебет 73 - Кредит 50– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы. ⭐ Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.
| |