Изменение штатного расписания, утверждение, форма
ЧТО ТАКОЕ штатное расписание (ШР) ?Штатное рабочее расписание - это документ организации, применяется для оформления структуры, состава и численности организации. По правилам статьи 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Таблица работников – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудников же назначают на должности приказами руководителя уже после утверждения сетки единиц работников. Согласно раздела 1 указаний новое постановление о работающих подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Или сотрудник, ответственный за кадровый учет. Если штат большой и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа). Так и на каждом его листе. После этого его должен утвердить руководитель организации приказом. Срок действия Какого-либо срока действия порядка не установлено. После того как документ утвержден, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) порядок список работников организация не обязана. Однако вправе это делать по своему усмотрению. Ошибки при составлении
Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ документВ Трудовом кодексе РФ не сказано, что документ должен быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа.
ТРУДОВОЙ КОДЕКС про список должностей организации Трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции. Работы по должности в соответствии со штатным планом, профессии, специальности с указанием квалификации. Конкретного вида поручаемой работнику работы. Подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством. И иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Статья 57. Содержание трудового договора Видим, что в ТК РФ только две статьи на эту тему. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь такой документ. Но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное должностное расписание». Итак, ниже рассмотрим для чего нужен этот документ. Как заполняется, как вводится в действие. СОСТАВЛЯЕМ документ, скачать ОБРАЗЕЦСкачать форму Т-3, пример Штатная расстановка Список должностей (штатное замещение) отражает, какие единицы в ШР заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников. Их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие новые данные. Например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников. Инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д. Штатное замещение не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации. Но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации. Унифицированной формы в законодательстве нет. Поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу обычно берут по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами. Скачать форму Т-3 "Штатное ЗАМЕЩЕНИЕ образец" Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»? Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период. Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатке разную зарплату для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми функциями. Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (статья 22 и часть 2 статьи 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п. КТО должен вносить измененияВ этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению документа выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование нормативного акта, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек. Так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда. То составлением данного документа занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала. И, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатку передаются им. Но нередки случаи, когда составлением и изменением ШР опять же занимаются сотрудники бухгалтерии. С ЧЕГО начинается составление документаПрежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями. Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за формирование оного документа проблематично. Но разграничить некоторые этапы составления ШР. А заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем. Заполнение унифицированной формы Т-3 следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции). Далее проставляется номер документа. Для организаций, где список часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для ШР с литерным обозначением (например — «шр»). Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата документа не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой документ вступает в действие. Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение ШР приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество должностей и месячный фонд заработной платы. Что такое «код структурного подразделения»? Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы. Как заполнять графу «Профессия (должность)»? Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих. Что такое «штатная единица»? Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная ШР предприятия. Как правило, количество должностей организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество единиц должностей коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью. Как установить оклад (тарифную ставку)? Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени. Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в ШР можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц. Что такое «надбавки и доплаты»? В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли. Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии. До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатки, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Что такое «месячный фонд заработной платы»? Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены списочным списком ШР и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам. Когда вносятся изменения?Изменения в вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ. Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3? Изменения вносятся также приказом (распоряжением) руководителя "О внесении изменений в ...". Изменения могут быть следующими:
Внести изменения можно двумя способами: 1. Изменить сам документ. Новый локальный акт со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя. 2. Если изменения не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) "О внесении изменений ...". В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.
ПРИКАЗ на ВВОД в действиеООО "Гаспром" ИНН 4301123456, КПП 430101001, ОКПО 98756423 полное наименование организации ПРИКАЗ № 90 об утверждении штатного расписания г. Москва 8.10.2015 В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить должностные оклады от 8.10.2015 № 15 с численным составом в количестве 18 должностных единиц с месячным фондом оплаты труда 317 000 руб. Приложение: документ на двух листах. Директор ____________ А.В. Иванов Согласовано: Главный бухгалтер _________ А.С. Петрова Начальник отдела кадров _________ Е.Э. Громова С приказом ознакомлены: Помощник бухгалтера ___________ В.Н.Зайцева 8.10.2015 Секретарь ____________ Е.В. Иванова 8.10.2015 .............. и т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом ..... ✅ Бланк скачать: Образец Приказа штатка ООО.doc Word (48 кб) Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по списочным данным . Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только сам документ. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники. ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ В рамках встречной проверки затребовала штатку образовательного учреждения.
Инспекторы вправе затребовать ЛНА по работникам самой образовательной организации. Оно может им понадобиться, например, чтобы установить наличие отношений взаимозависимости или подконтрольности организации с иными налогоплательщиками (возможно, с контрагентами самой образовательной организации). Поскольку данный документ запрашивается в рамках встречной проверки (то есть в соответствии со ст. 93.1 НК РФ), то в случае, если он не будет представлен, учебное заведение могут оштрафовать на 5000 руб. на основании статьи 129.1 НК РФ.
| |