Главная страница раздела ЦЕНТР ИНФОРМАЦИИ
Начало  ►  БУХУЧЕТ  ►  КАССА, ККТ, БСО

Расходы командировки, найм жилья

От правильного оформления документов на командировку зависит признание этих расходов в налоговом учете. Как оформить командировку правильно.

        3 нояб. 2017      10      196878

Как правильно оформить документы на командировку ?


Командировка 2017 по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. 749.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор. На сотрудников, работающих по договору ГПХ (гражданско-правового характера), нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Примечание: Иное командировкой не считается.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ (гражданско-правового характера).

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией. Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение: 1) места работы (должности), 2) среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.167 ТК РФ.


Порядок оформления и учета хозяйственных операций,
связанных с направлением сотрудников в служебные командировки

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • расходы на провоз багажа,
  • расходы по оплате услуг связи,
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных. Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749). В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.


ООО «ГАСПРОМ»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

о направлении работника в командировку

г. Москва 20.08.2016

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.
Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"».
Должность сотрудника – наладчик оборудования.
Структурное подразделение – инженерный цех.
Срок командировки – с 24 по 26 августа 2016 года (3 календарных дня).
Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.
Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"».


Директор _________ А.В. Иванов

С приказом ознакомлен:

Наладчик оборудования _____________ А.Н. Петров

20.08.2016

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, МОГУТ применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:


1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).


4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).



СРОКИ КОМАНДИРОВКИ

В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления: поезда, самолета, автобуса, другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.


ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ. ВЫПЛАТА СУТОЧНЫХ

В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

  • по проезду,
  • найму жилого помещения,
  • суточных.

При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):

  • выходные и нерабочие праздничные дни,
  • дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах. В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны. Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

  1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
  2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
  3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
  • выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).


Оплата дней выезда и приезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники

Если сотрудник едет в командировку либо возвращается оттуда в выходной или праздничный день, работодатель должен оплатить этот день не менее чем в двойном размере. Такой вывод сделали специалисты Минтруда России в письме от 13.10.17 № 14-2/В-921.

По общему правилу, изложенному в статье 153 ТК РФ, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По мнению Минтруда, из взаимосвязи статей 106, 107, 166 ТК РФ следует, что выезд, приезд или нахождение командированного работника в пути в выходной или нерабочий праздничный день по распоряжению работодателя относятся к случаям привлечения работника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. Данный вывод, как отмечают в трудовом ведомстве, поддерживают и судьи (решение Верховного Суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ02-663).

День выезда в командировку и день отъезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники, должны оплачивается не менее, чем в двойном размере. То же самое касается и дней нахождения в пути в период командировки.



Утвердите размер суточных на 2017 год

Суточные в пределах установленных лимитов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). До конца 2016 года не облагаются суточные и страховыми взносами — это правило действует даже на суточные сверх лимита.

С 2017 года страхователям не удастся сэкономить на страховых взносах благодаря повышенным командировочным выплатам. В НК РФ внесены изменения, согласно которым страховыми взносами не облагаются только суточные в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Для российских командировок лимит суточных равен 700 рублей, а для загранпоездок — 2 500 рублей.

Компании и ИП вправе не менять утвержденные размеры суточных. Но нужно учесть тот фактор, что при повышенных размерах суточных придется заплатить страховые взносы с превышения.



ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ. ОТЧЕТ о КОМАНДИРОВКЕ.

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

  • о найме жилого помещения,
  • подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
  • об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным.


Представлять документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно

Чтобы учесть расходы в виде суточных, достаточно иметь авансовый отчет. Работодатель не должен требовать от вернувшегося из командировки работника чеки ККТ, счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические затраты. Об этом сообщил Минфин России в письме от 11.12.15 № 03-03-06/2/72711.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Как и любые расходы, затраты на выплату суточных должны быть документально подтверждены. Но, как поясняют в Минфине, отчитываться по суточным работник не должен. Другими словами, он не обязан представлять чеки, квитанции и прочие документы, подтверждающие расходование суточных.

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Соответственно, для того, чтобы списать средства, выделенные на оплату суточных, достаточно иметь авансовый отчет.


Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

  • чек контрольно-кассовой техники;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
  • подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
  • или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Примечание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).


2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:

«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»


3. Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке



Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Важно!
Обязательно зафиксируйте в акте факт оплаты, поскольку в противном случае будет считаться, что сотрудник не понес расходы. Фиксация факта оплаты необходима для признания затрат на проживание в составе расходов при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)


Как учесть при налогообложении расходы на поездки сотрудника общественным транспортом, такси, другие расходы во время командировки

Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли. Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено. Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это будут дополнительные затраты на командировку.

Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации). Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание: Письма Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.

Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.

Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Сопутствующие затраты по командировке — стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.

Совет:
чтобы не облагать обязательными страховыми взносами суммы возмещения сотруднику расходов на его поездки во время командировки, предусмотрите их в составе суточных, закрепив это в коллективным договоре (положении о командировках). Потому что суточные прямо поименованы в закрытых перечнях командировочных расходов, на которые не начисляются обязательные страховые взносы (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19).



Как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов

Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.

Примечание: Письмо ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427.

Согласно Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положения).

В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).

Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты.

Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?

В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.


Акт об оказании услуг по предоставлению жилья в наем командированному сотруднику


Если во время командировки сотрудник жил не в гостинице, а в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно актом, составленным в произвольной форме. Пример приведен ниже.

[q]
АКТ №10 от 09.10.2015 об оказании услуг по предоставлению жилья в наем

г. Киров, ул. Ленина, д. 3, кв. 1, тел./факс (8332) 23-45-67


Я, менеджер ООО «Газпром» (ИНН 4308123456, КПП 4301001), Петров Александр Сергеевич,

в период командировки с «02» марта 2015 г. по «06» марта 2015 г.

арендовал у Семенова Бориса Николаевича, паспорт: серия 3301 № 165928 выдан ОВД Первомайского района г. Кирова «12» сентября 2001 г., домашний адрес по паспорту:
г. Киров, ул. Мира, д. 4, кв. 87, тел./факс (383) 123-45-67

Комнату по адресу: г. Киров, ул. Медведева, д. 1, кв. 7

Стоимость услуги: Четыре тысячи рублей

Деньги в сумме Четыре тысячи рублей оплатил _________ А.С. Петров

получил _____________ Б.Н. Семенов
[/q]

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»


"КОМАНДИРОВКА" человека, не работающего в организации


Это - не командировка, а договор оказания услуг с возмещением понесенных расходов. Механизм следующий.
1. Заключается договор оказания услуг с возмещением (компенсацией) понесенных расходов. В котором отдельно оговаривается сумма вознаграждения затрат по проезду, проживанию.
2. Подписывается Акт выполненных работ с приложением документов по расходам (билеты, счета гостиницы и тп)
3. Суточные, как при командировке сотрудника, не является нормированным расходом организации, это отдельный расход по договору оказания услуг, которые нужно учесть отдельно в составе оплаты по договору.
4. Сумма вознаграждения подлежит обложению страховыми взносами в ПФ РФ и ФФОМС, кроме ФСС и НС. А также НДФЛ.
Примечание: Если договор заключается с адвокатом или ИП, страховые взносы не начисляются. НДФЛ не удерживается.


Чтобы можно было оплатить как командировочные расходы, с посторонним человеком заключается срочный Трудовой Договор с выплатой зарплаты. В этом случае возможно оформление именно командировочных расходов (с суточными).


Командировка 2017 работника, сотрудников видеосеминар

Смотреть видео про командировку в 2017

Программа семинара:

  • учет командировочных расходов в 2016 году;
  • документы, обязательные для обоснования командировочных расходов;
  • суточные: нормирование и выплата в различных случаях, изменения;
  • особенности служебных поездок для разных категорий сотрудников;
  • ответы на вопросы.


Лучший способ выразить благодарность автору - поделиться с друзьями!!!
Узнавайте о появлении нового материала первым! Подпишитесь на обновления по email:
Подписаться на получение новых материалов с сайта
Ищите нужную информацию у нас на сайте. В форме поиска укажите свой запрос
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме


  1. Как выдать Деньги в ПОДОТЧЕТ, Авансовый ОТЧЕТ
    Руководитель вправе установить любой срок, в течение которого деньги могут находиться у подотчетника. Но пока сотрудник не отчитается по полученным средствам, выдавать ему следующий аванс нельзя.


  
Елена
12 окт. 2015 19:36
Может ли один человек, например, руководитель группы ученых, производить расчеты за проживание в гостинице за пределами РФ, получив подотчёт денежные средства или средства от организации на личную банковскую карту?
Комментарий Модератора

Почитайте ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ссылки по теме про выдачу в подотчет денег, в том числе и на карточку.

  
Guest
4 дек. 2015 19:42
принимается ли к оплате договор о найме жилья в командировке между командированным и частным лицом, у которого снималось жилье на время командировки(проживания)?
Комментарий Модератора

Принимается. Почитайте статью, там приведен пример акта о сдаче в нам помещения частником.

  
Надежда
5 авг. 2016 20:46
Здравствуйте. Является ли подтверждающим документом оплаты проезда на городском общественном транспорте при нахождении в командировке квитанция на приобретение проездного документа на пластиковом носителе. И обязательно ли прикладывать к авансовому отчету данную квитанцию и сам пластиковый носитель. Буду благодарна за ссылку на регламентирующий документ.
Комментарий Модератора

Здравствуйте. В статье есть ответ на вопрос: "Как учесть при налогообложении расходы на поездки сотрудника общественным транспортом, такси, другие расходы во время командировки"

  
Guest
2 дек. 2016 14:38
принимается ли к оплате договор о найме жилья в командировке между командированным и частным лицом, у которого снималось жилье на время командировки(проживания)? с сентября 2016года?есть ли изменения по статье? или нужен только чек?
Комментарий Модератора

Принимается договор. О каком чеке идет речь? Разве у частного лица есть кассовый аппарат или другие документы об оплате - "чеки"? Если это ИП, то в чеке долно быть расписаны услуги, номер чека, дата оказания услуг, сумма и т.д.

  
Александр
21 апр. 2017 2:34
Скажи в какой срок возвращается сумма за затраты в командировке при представлении документов (билетов на самолёт ,чеков за проживание ).аванс не выдавался ,сдали документы в день приезда с командировки ,сколько ждать возврат.
Модератор
Читайте про авансовый отчет.
  
Сергей
18 мая 2017 16:19
Добрый день. Работодатель решил прекратить выдавать деньги на гостиницу. Компания сама арендовала квартиры и хочет заселять в них по 2 человека в каждую комнату. Законны ли такие условия проживания? Спасибо.
Комментарий Модератора

Здравствуйте. Уточните у юриста: всплывающая форма справа внизу экрана. Телефоны:
МСК: 8(499)7034259; СПб: 8(812)3099702 , Общероссийский номер: 8-800-333-45-16 доб.181

  
Константин Михайлович
19 авг. 2017 23:30
Здравствуйте. Ситуация: Кадровый работник говорит, что денег на командировочные расходы нет так что нет смысла писать рапорт на оплату командировочных расходов. Соответственно не был издан приказ, нет командировочного удостоверения. Подскажите как вернуть понесенные расходы после возвращения из командировки(проезд, суточные)? Сотрудник МЧС России.Спасибо.
Комментарий Модератора

Здравствуйте. Самое первое предложение в статье: "В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по РАСПОРЯЖЕНИЮ работодателя на определенный срок для выполнения служебного ПОРУЧЕНИЯ вне места постоянной работы." В МЧС работают не по ТК РФ, а по иным законам? Те законы мы не знаем. Если не было приказа, как Вы поехали в командировку? Самовольно?

Как правильно поступить в данной ситуации - спросите юриста: форма для вопроса в статье, телефоны справа на экране, а также ссылки в МЕНЮ (вверху), всплывающая форма справа внизу экрана.

  
Ирина
25 окт. 2017 20:33
Если сотрудник предоставил только квитанцию к договору аренды квартиры, а сам договор не может предоставить,можно ее принять без договора?
Комментарий Модератора

Здравствуйте. Прочтите раздел "Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке". Должен быть как минимум акт выполненных услуг с наймодателем. Думаю, квитанции будет мало. Хотя, если не часто проверяют, то может и прокатит.

  
Светлана
3 ноя. 2017 20:05
Здравствуйте. Ситуация: работник находился в командировке сроком один месяц, жил у родственников. Но к авансовому отчету приложено несколько билетов от места жительства до места командировки, т.е. в течение месяца он несколько раз ездил домой. Оплачивать ли в этом случае суточные и как оплачивать билеты (все предоставленные или один - туда и один - обратно).
Комментарий Модератора

Здравствуйте. Нужно смотреть задание на командировку, или если есть вызов с работы, тогда примут расходы на билеты. Короче, нужно это обосновать бумажками. Если бумажек не будет, то "левые билеты" оплачивать опасно. Безопасно оплатить два - туда и обратно. По логике-то он ведь там и должен быть. Суточные за все дни командировки оплатить.

  

ОТПРАВИТЬ СООБЩЕНИЕ на сайт
не более 1000 символов !
Здравствуйте, уважаемый читатель!
Прежде чем писать сообщение, прочитайте, пожалуйста, следующие правила.
1. Пользуйтесь системой меню вверху экрана, системой поиска по сайту.
2. Только если Вы не нашли ответ, можете написать свой вопрос.
3. Если ответы на вопрос есть на сайте, вопрос-сообщение удаляется или не комментируется.
4. Если вопрос лежит за рамками нашей компетенции, модератор об этом сообщит.
5. Модератор имеет право НЕ отвечать на вопросы.
6. Удаляются сообщения, нарущающие законодательство РФ.
7. Многочисленные изменения законодательства и правоприменительной практики, неоднозначность толкования норм и обычная невнимательность могут повлечь наличие ошибок. Все риски, связанные с принятием решений на основании предоставляемой Сайтом информации, лежат на пользователе.
8. Поле, отмеченное *, обязательно для заполнения. Вводя "защитный код", вы даете согласие на обработку персональных данных в указанном объеме. Мы гарантируем, что данная информация не будет передана третьим лицам.
Звать
Текст *

Капча
(англ.):
Включите графику, чтобы увидеть код
  
.