Какие документы нужно сдавать в архив при продаже ООО

Сделка купли-продажи компании сопровождается оформлением различных документов. Ими подтверждаются договоренности сторон, принятые решения, а также сведения, имеющие юридическое значение. По умолчанию, вся документация компании будет передана покупателю. Часть материалов можно сдать на хранение в стороннюю организацию, либо в архив. Такое решение принимает продавец, а после завершения следки – новый руководитель или учредители фирмы.

Куда передаются документы при продаже ООО

Договор на выкуп долей в уставном капитале оформляется в количестве экземпляров для каждой стороны, т.е., как минимум, в двух. Судьба остальной документации определяется следующим образом:

• материалы по кадрам, по текущему делопроизводству, бухгалтерии и иным направлениям деятельности остается в распоряжении компании;
• документы, подготовленные для коммерческого предложения о продаже ООО, изначально передаются потенциальным покупателям (в оригиналах или копиях);
• электронные бланки и формы хранятся в системах ЭДО, а для получения доступа к ним оформляется ЭЦП;
• текущие материалы, по которым завершено делопроизводство, можно сдать в архив.

При подготовке к сделке потенциальный продавец получает доступ почти ко всем документам предприятия. Это нужно для проверки различных показателей деятельности, истории ООО, других факторов.

Учредители, продавшие фирму, вправе оставить копии материалов, которые нужны для налогообложения. В частности, это будут решения и протоколы о распределении прибыли/убытков, внутренняя отчетность. Бывший руководитель предприятия получит копии и различные справки о своих полномочиях, размере заработка, обязательных отчислений по страховым взносам, по стажу.

Специальный порядок может применяться для передачи документации на активы, имущественные права, счета в банках. Лицензии и иные разрешения также передаются продавцу. Если они выданы в электронном виде, то через надзорный орган можно переоформить доступ к файлам.

Что нужно сдавать в архив

Пока предприятие не проходит ликвидацию, оно не обязано сдавать документы в архив. Но такое решение можно принять в отношении материалов, которые изначально не нужны новым собственникам:

• кадровые формы и отчеты, по которым истек срок нормативного хранения (он определен различными законами);
• приказы, распоряжения, служебные записки и иная документация, которая оформлялась под разовые задачи;
• налоговая и иная отчетность, которая уже была предметом проверки со стороны ИФНС;
• проекты различных документов, которые в итоге не были утверждены в виде локального, индивидуального акта.

Для передачи в архив заключается договор, составляет акт. Общие правила ведения архивного дела утверждены Законом № 125-ФЗ.

Текущий архив может вести на уровне самой компании, либо по договору со сторонней организацией. Чтобы купить ООО с историей, продавец вправе требовать архивные материалы за определенный период времени. Состав документов для такой выборки определяется по согласованию сторон.