Как оформить прошито, пронумеровано и скреплено

✅ Пишите нам, что вас интересует ? Мы быстро выложим актуальную и нужную вам информацию.

Как оформить и подписать заверительную наклейку "Прошито и пронумеровано"

Заверительная наклейка (прошито и пронумеровано) должна включать информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью). Должность, Ф.И.О., подпись уполномоченного лица организации. Если у организации имеется печать. То её оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать от организации: "Скреплено печатью".

Основная функция прошивки документов - обеспечение их сохранности. Прошиваются документы, объем которых больше одного листа. На практике сохранить целостность документа необходимо, в частности, при передаче документов в архив. А так же в налоговые органы, при подаче пакета документов на регистрацию и т.д. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц. В этом случае многостраничные документы принято прошивать. А в заключение размещать на оборотной стороне последнего листа заверительную наклейку типа "Прошито и пронумеровано".

Общие требования к заверительной наклейке не установлены. Однако существуют ведомственные требования.
Так, ФНС России утверждены Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе. Приложение N 18 к Приказу ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@:

• сшив ("том" или "часть") формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов начиная с единицы;
• многостраничные документы объемом свыше 150 листов формируются одним томом (частью);
• прошивка должна обеспечить возможность свободного чтения текста документов. Всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой. Исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании;
• прошивка делается прочной нитью. Концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются;
• на оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка. На которой находится заверительная надпись. Она обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов. Либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем. Или адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой. Его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Пример наклейки с заверительной надписью прошито и пронумеровано

Прошито и пронумеровано - Образец рекомендации Минфина, банка России, ФНС и Госархива

Похожие рекомендации по подготовке документов были приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336. Однако если раньше Минфин России рекомендовал проставлять печать на заверительной надписи. То в настоящее время такое требование отсутствует.

Требования к порядку оформления документов, представляемых при государственной регистрации кредитной организации, содержатся в Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И "О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций" (далее - Инструкция N 135-И). В частности, в документах, представляемых в Банк России и содержащих более одного листа, листы должны быть пронумерованы. Прошиты и скреплены на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью "прошито и пронумеровано". С указанием цифрами и прописью количества пронумерованных листов. Подписанной ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества. Указанием должности и даты составления. Подпись составителя заверительной надписи заверяется печатью кредитной организации (п. 29.2 Инструкции N 135-И).

Прошивать документы, в том числе устав организации, для государственной регистрации юридического лица не требуется. Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение N 20 к Приказу ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@ "Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств"). Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@.

Организация и ИП обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон). Каким именно образом должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций - об этом Закон не говорит. Однако установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (ст. 23 Закона). А упорядочение архивных документов - это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела). Описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (п. 17 ст. 3 Закона).

Учет архивных документов ведется с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Архивный фонд вносится в список фонда, название которого состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя. С указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. п. 3.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила). Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель (п. 3.5.3 Правил). В свою очередь, документы дела фонда также должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя. Подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку (п. 3.5.9 Правил).

Образец листа-заверителя дела содержит строку "в деле подшито и пронумеровано листов". С указанием их количества цифрами и прописью и с указанием номеров листов. В том числе литерных номеров листов, пропущенных номеров листов и листов внутренней описи. Лист-заверитель подписывается работником архива с указанием его должности и расшифровки подписи с проставлением даты (Приложение N 3 к Правилам).

Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Которое включает: подшивку (переплет) дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя с помещением в твердую обложку.

Организация или индивидуальный предприниматель может самостоятельно разработать приемлемый для себя порядок сшивки документов и оформления такой наклейки. И закрепить его в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Таким образом, заверительная наклейка должна содержать:

• информацию о количестве прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью);
• должность;
• Ф.И.О.;
• подпись уполномоченного лица организации;
• дату.

Если у организации имеется печать, ее оттиск также может быть проставлен на сшивке. А в заверительной наклейке можно указать: "Скреплено печатью".

Автор: Александр Трудоношин, налоговый консультант, специалист по информационным технологиям, администратор сайта. Команда портала

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

Т.е. надпись прошито и занумеровано вот такая ?

Как оформить и подписать заверительную наклейку "Прошито и пронумеровано" ? Мне нужно книгу доходов на патенте прошить.
Добрый день! Все подробно написано в статье.

Доброго дня! Как поступить с заверительной наклейкой если поменялся руководитель, срывать и клеить новую? А если действительна старая наклейка с подписью старого руководителя и печатью организации, то каким законом это возможно подтвердить?
Доброе утро! Ничего срывать, зачеркивать, заклеивать НИКОГДА не нужно ! Тем более какую-то наклейку. У вас есть документ о смене руководителя. Вот её всегда и прикладывайте. Если были напечатаны заранее наклейки со старым руководителем, то их выбросить и напечатать новые.