логотип аналит Assessor.ru  БИБЛИОТЕКА    

Онлайн-консультант: Пособия, Налоги, Соцсети, Интернет, Юрист US

Вопросы по ведению Трудовой Книжки

Как правильно вести трудовую книжку, вопросы

Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.

  7 фев. 2024      2      38421

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Пишите нам, что вас интересует ? Мы быстро выложим актуальную и нужную вам информацию.

Электронная Трудовая книжка
Программа СЗВ-ТД и соглашение с ПФР. Примеры заполнения электронной трудовой книжки. Как получить данные из своей цифровой книжки.

В трудовой книжке не должно быть пустых строк между записями

Нужно ли в трудовой книжке оставлять пустые строки между записями? Например, между сведениями об увольнении с предыдущего места работы и о приеме на новое место работы?

Делать в трудовой книжке отступ в одну строку между записями о приеме на работу и об увольнении с предыдущего места работы не надо.

Письмо Минтруда РФ от 30.11.20 № 14-2/ООГ-17410




Нельзя отказать в трудоустройстве человеку из-за того, что у него нет РЕГИСТРАЦИИ и СНИЛС

Работодатель не может отказать в заключении трудового договора сотруднику из-за того, что у того нет постоянной или временной регистрации (ст. 64 Трудового кодекса РФ). Это может быть квалифицировано как нарушение законодательства, если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию.

Пенсионное свидетельство (СНИЛС) есть в перечне документов, который при поступлении на работу работник обязан предоставить работодателю (ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ). Однако свидетельства может не быть, если сотрудник устраивается на работу впервые или если этот документ им утерян.

В первом случае работодатель обязан самостоятельно оформить страховое свидетельство новому сотруднику.

Во втором случае гражданин должен сам в течение месяца обратиться в отделение ПФР по месту жительства с заявление о восстановлении документа. В течение месяца со дня подачи такого заявления ему должны оформить дубликат страхового свидетельства.

За такие нарушения предусмотрен штраф по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.




Как хранить трудовые книжки

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Пункт 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225.




Как внести в трудовую книжку сотрудника запись о повышении квалификации

Если сотрудник в период работы повысил квалификацию, то об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. В трудовую книжку вносится запись, которая указывает, когда он обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров, и укажите реквизиты соответствующих документов (диплом, удостоверение, свидетельство). При этом продолжительность курсов значения не имеет, то есть они могут быть как краткосрочными (несколько дней), так и долгосрочными (от нескольких недель до нескольких месяцев). Это следует из положений подпункта «б» пункта 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.




Работнику завели новую трудовую книжку, а он нашел старую

В жизни всякое бывает, поэтому из-за разных обстоятельств у работника может оказаться не одна, а две трудовые книжки или даже больше. Например, он потерял свою трудовую либо ее незаконно отказываются выдавать ему по прежнему месту работы. Скажем, из-за какого-то конфликта. В итоге работник просит вас оформить новый документ. Вы выполняете его просьбу, но спустя некоторое время работник приносит первую трудовую книжку.

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек или вторую трудовую книжку предоставил уже после того, как ему была оформлена новая трудовая книжка, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении (при предоставлении сразу двух трудовых книжек) или продолжить вести заведенную ему новую трудовую книжку.

Можно предоставить работнику возможность самому выбрать, в какой из книжек нужно продолжать делать записи о его трудовой деятельности. Логичнее в этом случае использовать документ, оформленный в более позднее время.

При этом период работы, указанный во второй трудовой книжке, в которой не ведутся записи, также необходимо учитывать для расчета фактического страхового стажа, поскольку она является основным документом, который используется в указанных целях (ст. 66 ТК РФ и п. 8 приказа Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91). При этом совпадающий период работы по двум трудовым книжкам (если таковой имеется) следует засчитать однократно.





Нужно ли переносить все записи из новой книжки в старую, чтобы данные о стаже не были утеряны?

Правила ведения трудовых книжек закреплены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Возможность заполнять две книжки одновременно там не предусмотрена. Поэтому лучше перенести все данные в первую трудовую. Таким образом, там будет указан весь стаж сотрудника. А эти данные, напомним, нужны для корректного расчета больничных. Выданную же работнику ранее новую книжку рекомендуется уничтожить по акту как испорченную.




Новый сотрудник сразу принес вам две трудовые, в которых периоды его работы не совпадают

Вторую трудовую книжку ему оформили у предыдущего работодателя, а первую он также нашел уже после того, как ему открыли новую. В этом случае попросите самого работника выбрать, в какую из двух книжек внести запись о приеме на работу. Ведь стаж в старой книжке может оказаться куда больше, чем в новой.

На хранение возьмите только ту трудовую книжку, в которой вы сделали запись о приеме на работу. Вторую можете отдать обратно работнику. Однако рекомендуется сделать с нее копию. Она может понадобиться для подтверждения страхового стажа сотрудника, когда вам надо будет рассчитывать ему пособие по временной нетрудоспособности.

Есть и другой вариант, более выгодный для вашего работника. Верните ему обе трудовые книжки и попросите отнести их прежнему работодателю. Тому, кто как раз и оформил новую трудовую книжку. Пусть он перенесет все данные из нее в старую. После чего у работника на руках будет только одна трудовая — с полными данными о стаже.




Вносить записи в трудовую книжку иностранного государства
работодатель не может.

На территории России сейчас имеют силу только две формы трудовых книжек.

  1. трудовая книжка советского образца, которая была утверждена постановлением Совета Министров СССР от 06.09.1973 № 656
  2. 2) трудовая книжка российского образца, утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.




Как оформить трудовую книжку на нового сотрудника

На территории Российской Федерации сейчас действительны трудовые книжки только тех двух образцов, которые перечислены выше. Поэтому трудовые книжки по формам, утвержденным в других государствах, российские работодатели использовать не могут.

В таком случае возникает вопрос: как быть, если работник предъявил вам иностранную трудовую книжку?

Порядок действий кадровика при приеме на работу иностранца описан в статье 65 ТК РФ. Так, если у иностранного работника нет трудовой книжки того образца, который действителен в РФ в настоящее время, ему оформляется новая трудовая книжка. В этом случае нужно использовать ту же форму книжки, что вы применяете при приеме на работу российских граждан. То есть утвержденную постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если человек трудоустраивается в России впервые, вы должны оформить трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках"). При этом иностранная трудовая книжка должна остаться у иностранца. Так как она на территории РФ не применяется, и удерживать ее вы не вправе.

Обратите внимание:
при оформлении на работу беженца с Украины внимательно изучите его трудовую книжку. Вполне возможно, что документ будет по форме, утвержденной постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.73 № 656. В таком случае вы обязаны принять эту трудовую книжку, если она была заведена в период с 1 января 1975 года по 31 декабря 2003 года. Ведите ее в общем порядке: в разделе «Сведения о работе» сделайте следующий номер записи и внесите необходимые сведения о приеме на работу.

Часто кадровики допускают вот какую ошибку. Если в трудовой книжке закончилось место в разделе «Сведения о работе». И вместо того, чтобы вшить вкладыш, кадровики вносят записи о приеме, переводе, увольнении работника в раздел «Сведения о награждении». Это недопустимо!

Как же поступить? Допустим, в разделе «Сведения о работе» закончилось место на записи под номером 24. Для того чтобы внести запись в трудовую книжку, например, об увольнении работника, необходимо вшить вкладыш. На титульном листе трудовой книжки поставьте штамп «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Затем заполните титульный лист вкладыша. И в разделе «Сведения о работе» вкладыша поставьте порядковый номер 25 и сделайте запись об увольнении.




Какую ставить печать в трудовой книжке, где и как ставить, если нет печати

Запись об увольнении заверена другой печатью

Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы, «для документов», а не печатью организации, при проверке компанию и должностных лиц могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, так как нарушение малозначительное, его можно обжаловать, ссылаясь на статью 2.9 КоАП РФ.

Кроме того, новый работодатель бывшего сотрудника может усомниться в том, что запись об увольнении действительна и трудовой договор расторгнут на самом деле. Ему потребуются дополнительные справки и письменные запросы.

Поэтому, чтобы избежать негативных последствий как для себя, так и для работника, рекомендуется дополнительно проставить в трудовой книжке «правильную» печать. Заметьте, что зачеркивать не «ту» печать, поставленную первоначально, не нужно.

После записи об увольнении нет печати: что делать новому работодателю?

По общему правилу если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов (например, копии приказа об увольнении).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у этого работодателя, должны быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Но может получиться и так, что записи в трудовой книжке работника, сделанные последним работодателем, не заверены печатью. А этот работодатель к моменту, когда работник поступает на работу к другому работодателю, уже ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ.

Может ли новый работодатель исправить отсутствие печати предыдущего работодателя в трудовой книжке?

Если работник располагает документами, подтверждающими его прием и увольнение, новый работодатель вправе внести исправления в трудовую книжку. Однако отсутствие печати, которая заверяет записи предыдущего работодателя, исправить не представляется возможным. Один из возможных вариантов в этой ситуации — оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению лица, поступающего на работу, с указанием причины необходимости оформления трудовой книжки.

Новый работодатель вправе принять такого человека на основную работу только если у него у него есть документы, подтверждающие его увольнение с прежней работы (например, копия приказа об увольнении). В противном случае он может взять его на работу только по совместительству.

Кроме того, в случае, когда в трудовой книжке нет печати прежнего работодателя, она считается оформленной ненадлежащим образом, поэтому при подсчете страхового стажа для оплаты больничного работодателю придется использовать другие документы (ту же копию приказа об увольнении).

У работника же в будущем могут возникнуть проблемы со службой занятости (которая может не засчитать указанные периоды в период оплачиваемой работы для исчисления пособия по безработице), а также с органами ПФР при назначении трудовой пенсии.

Итак, если у работника есть на руках копия приказа об увольнении, то внесение записи о приеме на работу в его трудовую книжку при отсутствии в ней печати предыдущего работодателя не чревато ничем серьезным ни для вас, ни для работника. Не забудьте только приобщить к личному делу работника копию с копии приказа об увольнении. Она понадобится:

  • работодателю — для подтверждения правильности подсчета страхового стажа работника для исчисления соцстраховских пособий;
  • работнику — для подтверждения стажа для пособий и впоследствии для назначения пенсии.

Если же у нового сотрудника нет никаких документов, подтверждающих увольнение с прежнего места работы, и вы берете его на основную работу, то лучше заведите ему новую трудовую книжку по его заявлению. Ведь трудинспекция при проверке может посчитать, что вы незаконно приняли сотрудника на основную работу, и оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Работодатели обязаны заверять печатью записи в трудовой книжке

Письмо Роструда от 15.05.15 № 1168-6-1.

С 7 апреля 2015 года вступил в силу Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ, который позволяет организациям (ООО и АО) отказаться от использования печати (см. «На каких документах организации должна быть печать»).

В вышеуказанном письме отмечено, что обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а также пунктами 2.2, п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтрудсоцразвития от 10.10.03 № 69). Данные подзаконные акты приняты во исполнение требований федерального закона — пункта 2 статьи 66 ТК РФ), поэтому записи в трудовой книжке необходимо заверять печатью.



Запись в трудовой книжке можно заверить какой угодно печатью

Главное, чтобы она была круглой, а на оттиске содержалось полное название организации и точный адрес.

Письмо Роструда от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1.

Во многих компаниях помимо основного штампа есть еще и дополнительные. Сотрудники разных отделов и подразделений используют разные печати. К примеру, одна из них может быть с оттиском «Для документов», вторая — «Филиал № 3», третья — «Кадровая служба» и т. д. Однако какую бы печать ни поставили в трудовой книжке работника, запись будет верной.

Как правило, в трудовой книжке печатью заверяют запись об увольнении сотрудника (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Другие сведения о работнике можно отражать в книжке без штампа.





Что предпринять, если уволившийся надомник не явился за своей трудовой книжкой

Сотруднику нужно выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку документа по почте. С этого момента работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Например, работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на ее пересылку. Тогда компании придется хранить документ до момента его востребования. Срок хранения невостребованных книжек определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Согласно этому документу, трудовые должны храниться в архиве не менее 50 лет.




Сколько хранить трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.




Можно ли отправить сотруднику трудовую книжку ценной бандеролью?

Да. Но только с письменного согласия самого сотрудника. То есть перед тем, как выслать ему трудовую ценной бандеролью, он должен прислать в компанию свое письменное согласие. Без письменного согласия отправлять нельзя.


Срок направления трудовой книжки по почте

От работника получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. В какой срок работодатель должен отправить документ бывшему сотруднику?

Законодательством не установлен какой-либо срок, до истечения которого работодатель обязан отправить работнику трудовую книжку по почте. Сделать это нужно сразу, как только получено соответствующее согласие.


Как заполнить трудовую книжку при смене названия организации

Согласно п.3.2 Инструкции по заполнении трудовых книжек , утв. Постановлением от 10 октября 2003 г. № 69 устанавливается порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки):

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

См. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках".




Трудовую книжку отныне можно выдать работнику на руки

Но только в одном случае – если она понадобилась ему для действий «в целях социального страхования (обеспечения)» – например, для назначения или перерасчета пенсии. Такое правило действуют с 1 января 2015 года (ч.1 статьи 62 ТК РФ) .

В остальных случаях (кроме, конечно, увольнения) выдавать книжку работнику по-прежнему опасно (п. 7, 41 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225) . Если это обнаружится (например, из-за того, что работник ее потеряет), то существует риск, что вас оштрафуют за нарушение трудового законодательства.

Для получения книжки на руки работник должен написать заявление на имя директора. На выдачу у вас есть 3 рабочих дня.

Получив обратно трудовую от того органа страхования, в который он ее представлял, работник должен вернуть вам книжку в течение 3 рабочих дней. Если книжка в организацию по каким-то причинам не вернется, вам придется оформлять дубликат трудовой книжки.


Перевод и перемещение работника, оформление в трудовой книжке

Отличие перевода от перемещения

Следует различать перевод на другую работу в пределах одной организации от перемещения. В обоих случаях сотрудник остается работать в пределах той же организации. Однако эти понятия не идентичны. При перемещении сотрудника меняется его рабочее место. При этом условия трудового договора и трудовая функция остаются прежними. То есть сотрудник выполняет ту же работу при смене рабочего места. В этом случае получать согласие на перемещение самого сотрудника не нужно.

Пример оформления перевода сотрудника на другую постоянную работу в пределах одной организации

Наладчика оборудования производственного цеха А.В. Слесарева уведомили о предстоящем его переводе на работу в производственный цех на должность электрика участка. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Директор издал приказ о переводе (по форме Т-5). Запись о переводе на другую должность была внесена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки по форме № Т-2.

Увольнение в субботу: когда выдавать трудовую книжку

По правилам выдать увольняющему сотруднику трудовую книжку нужно в последний день его работы. А что делать, если последний день работы выпал на день, когда бухгалтерия отдыхает (например, на субботу)?

Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496

Такое возможно, например, в случае, когда увольняющийся работник трудится по сменному графику, а бухгалтерия и кадровая служба в режиме стандартной пятидневки.

По мнению Минтруда, в такой ситуации следует руководствоваться правилом, установленным ч.4 ст.14 ТК: если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Следовательно, выдать трудовую книжку сотруднику, последний день работы которого пришелся на субботу, нужно в понедельник. В этот же день следует перечислить ему все полагающиеся увольнительные выплаты.








ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ


  1. ИП не вправе ОФОРМЛЯТЬ себе ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
    У человека, который является или являлся индивидуальным предпринимателем, в трудовой книжке не должно быть записей о работе у самого себя.
  2. Исправление записей в трудовой книжке
    Даются законные рекомендации по правильному исправлению ошибки в трудовой книжке.




  

Ксения
7 фев. 2024 22:31
Работодатель просит меня самой внести запись о приеме и увольнение в трудовую книжку , так как офис находится в другом городе
Модератор
Добрый вечер! А почему ТРУДОВАЯ КНИЖКА находится у вас, а не у работодателя? Кто проставит номер и дату приказа о принятии на работу и увольнении. Кто подпишет? Сам себя работник не может принять на работу. Заполнять трудовую книжку - это компетенция и обязанность работодателя. Хотя ... у нас все может быть и бывает!

Как себя юридически грамотно вести в данной ситуации - спросите нашего юриста. Телефоны вверху и внизу статьи. Всплывающая форма (телефон) справа внизу экрана.
  

Имя
Текст *

Включите графику, чтобы увидеть код